Per addetti alla programmazione della produzione.
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Questa guida è pensata soprattutto per aziende di produzione che gestiscono cicli di lavoro più o meno lunghi e che spesso non hanno molte risorse in ufficio o non vogliono utilizzare gestionali complessi.
L’obiettivo è offrire un metodo facile e veloce per organizzare commesse, fasi di lavoro e tempi di produzione in modo chiaro.
Microsoft Project ed Excel permettono infatti di creare un sistema immediato, leggibile e adattabile a qualsiasi realtà produttiva, senza dover investire in software complicati o percorsi di formazione lunghi. Con pochi passaggi si ottiene uno scenario visivo e intuitivo, molto più semplice da interpretare rispetto ai classici gestionali tabellari.
Naturalmente, questo approccio può essere utilizzato anche in aziende più strutturate: con il supporto di una software house è possibile collegare automaticamente Project ed Excel ai dati del gestionale o dello schedulatore. Ma per raggiungere questo livello serve un’integrazione tecnica dedicata.
Questa guida, però, nasce principalmente per le aziende citate all’inizio:
➡️ chi vuole un metodo di pianificazione semplice, rapido ed efficace, subito utilizzabile nella gestione quotidiana della produzione.
Cos’è Microsoft Project
Microsoft Project è un software dedicato alla pianificazione dei progetti e alla gestione dei cicli di lavoro. Le sue funzioni principali consentono di:
– creare attività e sotto-attività
– assegnare durate e scadenze
– impostare dipendenze tra lavorazioni
– visualizzare il tutto nel diagramma di Gantt
– monitorare avanzamenti, anticipi e ritardi
– gestire risorse o reparti
– strutturare cicli di lavoro ripetitivi
Project è molto usato nelle aziende tecniche e produttive perché permette di trasformare un elenco di attività in un piano visivo facile da leggere da chiunque.
Quanto costa Microsoft Project
Microsoft Project non è incluso nel pacchetto Office classico e viene venduto separatamente. Le versioni principali sono:
Project Standard (sconsigliata per i cicli di lavoro):
– Pensato per chi lavora individualmente
– Funzioni base di pianificazione
– Licenza “a vita” per 1 PC
– Costo generalmente superiore a 600–700 €
(Nei prossimi post vi dico come pagarlo pochi euro in maniera legale)
Project Professional:
– La versione più completa
– Supporta gestione risorse, condivisione file e funzioni avanzate
– Licenza a vita per 1 PC
– Costo tra 1.000 e 1.300 €
(Nei prossimi post vi dico come pagarlo pochi euro in maniera legale)
Perché Excel è il miglior alleato di Project
Excel non serve per inserire cicli, fasi o lavorazioni tecniche. In questa metodologia Excel ha un ruolo semplice ma fondamentale: gestire l’elenco degli ordini.
Divisione dei compiti:
Excel → lista ordini, filtri, budget mensili
Project → pianificazione effettiva su Gantt
I due file devono essere aggiornati costantemente, ma basta poco: quando è tutto lineare, è facile rispondere ai clienti, incollare parti di Excel nelle mail o ritagliare porzioni del Gantt di Project.
Come strutturare Excel
Excel dovrebbe contenere:
– Numero ordine cliente
– Codice + descrizione
– Quantità
– Prezzo
– Data richiesta cliente
– Stato avanzamento %
– Data Gantt (presa da Project)
– Mese: =TESTO(DataGantt;”mmmm”)
– Anno: =ANNO(DataGantt)
– Differenza giorni tra data richiesta e data Gantt
Differenza tra data richiesta e data Gantt
La colonna permette di capire se siamo in anticipo o in ritardo.
Formattazione condizionale consigliata:
– Rosso → forte ritardo
– Giallo → ritardo moderato
– Verde → data rispettata
– Verde chiaro → troppo anticipo
Come importare gli ordini in Project
Importare automaticamente ordini e cicli di lavoro da Excel richiede una software house specializzata. Per iniziare è molto meglio procedere manualmente.
Consiglio pratico:
Per cicli ripetitivi, crea un file Project “modello” che contiene già tutti i cicli relativi ai codici principali.
Cosa inserire nella riga di Project
Ogni riga deve contenere:
– Codice + descrizione
– Numero di commessa interna (uguale al numero progressivo di Excel)
– Data di consegna
Questo vale anche per i lotti. Se un cliente ordina 10.000 pezzi con 3 consegne diverse, in Excel e in Project saranno 3 commesse distinte.
Perché l’azienda può decidere di lavorare tutto insieme?
Motivi comuni:
– La macchina è libera
– Riattrezzarla costerebbe troppo tempo
– Si vuole creare un piccolo magazzino di sicurezza
Conclusione
Usare Project ed Excel insieme permette di avere:
– un Gantt chiaro
– una lista ordini leggibile
– un controllo immediato di anticipi e ritardi
– un modo semplice per comunicare con i clienti
– un solo impiegato che può gestire tutto da solo.
Vantaggi per l’azienda
- Chiarezza: Gantt visivo + lista ordini leggibile.
- Efficienza: Controllo immediato di ritardi e anticipi.
- Semplicità: Comunicazione rapida con clienti.
- Riduzione costi: Un solo impiegato gestisce tutto.
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